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申请设立博物馆要经过由馆址所在地市(县)级文物行政部门的初审，经过初审之后要向省级文物行政部门提交一系列材料，其中包括博物馆设立申请书、馆舍所有权或使用权证明、资金来源证明或验资报告、藏品目录及合法来源说明、陈列展览大纲、拟任法定代表人的基本情况及身份证明、专业技术和管理人员的证明材料等。
民办博物馆性质上不同于国有博物馆，在设立程序上也有所不同。民办博物馆在完成上述程序之外还应同时提交博物馆章程草案。在《博物馆管理办法》中明确规定：“章程草案应当包括下列主要事项：(一)办馆宗旨及藏品收藏标准；(二)博物馆理事会、董事会或其他形式决策机构的产生办法、人员构成、任期、议事规则等；(三)出资人不要求取得经济回报的约定；(四)博物馆终止时的藏品处置方式；(五)章程修改程序。”
对于博物馆藏品来源博物馆应当通过依法征集、购买、交换、接受捐赠和调拨等方式取得的藏品。对于所得到的藏品，《博物馆管理办法》要求博物馆要对博物馆藏品的收藏、保护、研究、展示等，依法建立、健全相关规章制度，并报所在地市(县)级文物行政部门备案。
“藏品在进馆时应当满足艺术品的三性，即具备历史性，艺术性，工艺性，缺一不可。藏品必须区分等级，一般分为一、二、三级。其中，一级藏品必须重点保管。”魏三纲解释。
“藏品在进馆之前要到省级文物行政管理部门进行审核，省级文物部门对申请的资料进行审核，只有符合条件的才能允许办博物馆。这是一件很严肃的事情。”何戍中强调，这个过程不是对藏品严格意义上的鉴定，只是对所有的相关资料进行的审核，包括藏品、研究资料、研究水平、人员、资金等等。这个审核不是对文物的鉴定。
“国家缺少统一的鉴定机构，对文物本身的鉴定的机构。”魏三纲说。
民办博物馆因“待遇”不同而困难重重
与拥有财政拨款、事业编制、场地优惠的国有博物馆相比，民办博物馆不仅身份尴尬，在发展中更是面临众多困难。
“让博物馆运营下去，一是要有藏品，二是要有资金，第三要有人才，缺一不可。私人成立博物馆要能承担起很大的投入。”何戍中强调。
新世纪以来，民办博物馆不管是在数量上还是规模上，都有了前所未有的发展。民办博物馆在成立之初和后期发展中成立者都要投入大量的资金，面临的是筹馆容易维持发展难的困境，在博物馆成立之后，要对藏品进行保护管理，同时要支付工作人员工资以及日常开销等费用。
“在成立民办博物馆时会遇到多方面的问题，资金方面的困难一定是存在的。博物馆的科研水平、学术研究能力也存在问题。另外，博物馆是用来服务社会的，自然也会遇到经营管理方面的困难。这些对民办博物馆来说都是很大的挑战。”何戍中表示，博物馆是一个很崇高的机构，一个很重要的机构，同时也是一个要求很高的机构，不是一个谁想办就办得起来的机构，民间办博物馆要三思而后行。
全国政协委员吕建中在接受媒体采访时说：“不同的免费开放政策，也给民办博物馆运营带来压力”。《博物馆管理办法》第四章“展示与服务”明确规定：“博物馆对公众开放，应当遵守以下规定：(一)公告服务项目和开放时间；变更服务项目和开放时间的，应当提前7日公告；(二)开放时间应当与公众的工作、学习及休闲时间相协调；法定节假日和学校寒暑假期间，应当适当延长开放时间；(三)无正当理由，国有博物馆全年开放时间不少于10个月，非国有博物馆全年开放时间不少于8个月。”
国有博物馆在实行免费开放后，每年有财政拨款支撑，而民办博物馆如果免费开放则没有收入，不免费开放则没有观众，处境尴尬。
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